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hPage mise à jour le 11/04/11 Workflow
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Critères de choix d'un outil de workflowUn workflow (en français : flux d’activités) est un processus qui peut être représenté sous forme de circuit composé d’ activités, reliées entre elles par des liens, et placées sous la responsabilité d’ acteurs. Un outil de workflow administratif permet de gérer de façon automatisée des processus basés sur des interventions humaines (circuit de réservation de voitures, de demande d’investissement…), en interaction avec la messagerie ainsi qu’avec d’éventuelles applications d’entreprise (legacy systems). Les critères de choix d’un outil de workflow sont : - les caractéristiques de workflow supportées : o activités : propriétaire responsable de l’activité à réaliser (décision, liste de tâches), ré-assignations dynamiques, présentation des données, lecteurs autorisés ; déclenchement d’activités automatiques (lancement d’une tâche) ; gestion des délais (y compris au niveau processus), notification o liens : cheminement série, cheminement parallèle (avec dans ce cas : gestion des dossiers, jointures), routage conditionnel o acteurs : gestion des rôles , gestion de la délégation, gestion des absences, gestion du travail en groupe, contraintes d’obligations et d’interdictions pour certains acteurs de réaliser certaines activités - la facilité de développement (puis de modification) : interface unique sous forme graphique, avec des fonctions de génération de code, de génération d’aide en ligne, de génération de documentation paramétrable ; générateur de formules, gestion automatisée des versions successives, bibliothèque d’objets réutilisables auto-alimentée et d’utilisation intuitive (drag & drop), découpage en sous processus (pour une meilleure lisibilité), possibilité d’enchaîner les processus, vérification syntaxique des processus, interopérabilité avec d’autres applications, disponibilité en plusieurs langues, - la facilité d’utilisation : fonctions d’administration courante pouvant être déportées au niveau d’un pilote utilisateur (gestion des acteurs, des rôles, de la délégation, des profils d’absence) ; fonctions utilisateurs permettant une visibilité sur le processus (ex : situer une requête dans un processus et retracer son historique) - la facilité d’exploitation : archivage, audit Eléments méthodologiques pour la construction d’un workflowLes étapes à suivre afin de modéliser un workflow (et préalable à tout développement applicatif) sont les suivantes : - Détermination des différentes activités réalisées au sein du processus o préciser en particulier les applications informatiques éventuellement utilisées pour certaines activités (déclenchement de traitement, récupération ou transmission de données) o celles ci pourront donner lieu à des interfaces applicatives, déclenchées via des activités automatiques - Détermination du cheminements entre activités (liens), en utilisant les liens série, parallèles et conditionnels - Détermination des différents rôles assurés par les différents acteurs du processus - Affectation de chaque activité à un propriétaire - Détermination des données pertinentes à mettre à disposition au niveau de chaque activité (contenu des masques de données à présenter au propriétaire de l’activité) - Traçabilité des demandes: par rôle, quelles sont les étapes du workflow sur laquelle une visibilité est pertinente (afin d’identifier les déclarations en tant que lecteur au niveau d’une activité) - Ré-assignations dynamiques d’une activité par son propriétaire : sont elles autorisées ou non?; si oui, la liste de destinataires (bénéficiaires de la ré-assignation) doit elle être ouverte ou fermée? - Gestion des délais: doit on imposer un délai limite de traitement au niveau processus ? au niveau activité ? Si oui, quelle est la politique de relance (notification du propriétaire d’activité ou de processus, validation ou rejet par défaut du processus instancié, …) - Notification: débrayable, elle est fonction de la volumétrie estimée pour le propriétaire de l’activité concernée o La notification systématique (pour chaque occurrence de workflow instancié) est à réserver aux workflow à faible volumétrie, lorsque le propriétaire de l’activité ne se connecte qu’irrégulièrement o La notification est généralement désactivée pour les workflow à forte volumétrie, les acteurs du processus se connectant systématiquement et spontanément dans ce cas ; prévoir une notification débrayable o Dans les 2 cas, une notification unique (quotidienne par exemple) pour un ensemble de workflow instanciés est - Détermination de la politique d’archivage/de suppression des demandes traitées o Une demande traitée doit elle être archivée ? au bout de combien de temps ? pour quelle durée d’archivage ? o Une demande traitée (archivée ou non) doit elle être détruite ? au bout de combien de temps ? o Existe t’il des critères ? - Détermination de la politique d’audit o De quoi un administrateur ou un pilote utilisateur va t’il avoir besoin dans le cadre de ce workflow ? o Quelles sont les transactions statistiques pertinentes à développer - Considérations informaticiennes concernant la fréquence de traitement en temps différé : faut il un routage immédiat (niveau client) ou planifié (niveau serveur) ; ceci est fonction de la volumétrie estimée pour le processus o Si l’on souhaite une action immédiate, il faut opter pour le routage immédiat. Ceci est particulièrement adapté aux workflow à faible volumétrie. o Dans le cas de workflow à forte volumétrie, le routage immédiat peut provoquer des phénomènes de saturation de serveur, du fait d’un nombre important de traitements individuels. Dans ce cas, il vaut mieux opter pour un routage planifié (traitement d’un ensemble de décisions par un même programme) en positionnant la fréquence d’exécution de façon à ne pas pénaliser l’utilisateur (avancement d’une étape dans le processus à chaque déclenchement de traitement) Sites d'intérêt général
Produits de workflow en environnement Lotus DominoEn environnement Lotus Domino, seuls les outils de workflow Domino Workflow (Lotus) et Workey (C-Log) remplissent les conditions:
Produits de workflow hors environnement Lotus Domino
En environnement Microsoft Exchange :
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